Quy trình nghiệp vụ Hướng dẫn du lịch đầy đủ nhất

Trong xu hướng hội nhập quốc tế và mục tiêu phát triển kinh tế du lịch bền vững hiện nay, ngành Hướng dẫn viên du lịch là ngành nghề đầy tiềm năng. Do vậy ngành nghề này cũng có những yêu cầu về nguồn nhân lực phải được đào tạo bài bản. Hãy cùng Trường Cao đẳng Quốc tế Sài Gòn tìm hiểu chi tiết quy trình nghiệp vụ Hướng dẫn viên du lịch là gì qua bài viết dưới đây!

Nghiệp vụ Hướng dẫn du lịch là gì?

Nghiệp vụ Hướng dẫn du lịch là sử dụng ngôn ngữ được lựa chọn trước để giới thiệu các hoạt động hướng dẫn và giải thích, cung cấp cho du khách về di sản văn hóa, di sản thiên nhiên tại điểm đến du lịch cụ thể đã được cơ quan liên quan công nhận.

Có thể hiểu đơn giản hơn, nghiệp vụ Hướng dẫn du lịch là thực hiện hợp đồng với các điều khoản được ký kết về cung ứng dịch vụ lữ hành và giúp đỡ khách giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chuyến du lịch.

Trong Điều 58 của Luật Du lịch 2017 quy định phân loại Hướng dẫn viên du lịch bao gồm:

• Hướng dẫn viên du lịch quốc tế.
• Hướng dẫn viên du lịch nội địa.
• Hướng dẫn viên du lịch tại điểm.

Theo đó, căn cứ khoản 2 Điều 58 phạm vi hành nghề của Hướng dẫn viên du lịch được quy định như sau:

• Hướng dẫn viên du lịch quốc tế được hướng dẫn cho khách du lịch nội địa, khách du lịch quốc tế đến Việt Nam trong phạm vi toàn quốc và đưa khách du lịch ra nước ngoài.
• Hướng dẫn viên du lịch nội địa được hướng dẫn cho khách du lịch nội địa là công dân Việt Nam trong phạm vi toàn quốc.
• Hướng dẫn viên du lịch tại điểm được hướng dẫn cho khách du lịch trong phạm vi khu du lịch, điểm du lịch.

Quy trình nghiệp vụ Hướng dẫn viên du lịch

Để có thể thực hiện tốt nhất công việc người Hướng dẫn viên du lịch phải nắm rõ tất cả các quy trình nghiệp vụ Hướng dẫn du lịch. Dưới đây là quy trình nghiệp vụ Hướng dẫn viên du lịch chi tiết, các bạn có thể tham khảo:

Giai đoạn trước chuyến đi

Nhằm đảm bảo hành trình du lịch của du khách diễn ra thuận lợi, trước khi bước vào hành trình theo đoàn, người Hướng dẫn viên cần chuẩn bị như sau:

• Xem xét kỹ các kế hoạch du lịch.
• Nhận bàn giao hồ sơ chương trình du lịch của đoàn từ bộ phận điều hành.
• Chuẩn bị cho việc phục vụ khách du lịch như tìm hiểu trước những thông tin cơ bản về khách hàng như: số khách, độ tuổi (tìm hiểu ngày sinh nhật), giới tính, quốc tịch (để biết sức khỏe của khách),…
• Chuẩn bị cho cá nhân hướng dẫn viên như thông tin về địa điểm du lịch, trang phục và phụ kiện phù hợp (mưa - nắng), tài chính suốt hành trình dẫn tour.

Giai đoạn trong chuyến đi

Đây là giai đoạn đón khách và đưa khách đi tham quan theo hành trình định sẵn. Cụ thể công việc chính trong giai đoạn này bao gồm:

• Kiểm tra cụ thể thời gian đoàn đến dự kiến, thực hiện công tác đón tiếp theo đúng yêu cầu, quy định.
• Chuẩn bị đồ dùng và đến đón đoàn khách du lịch: Hướng dẫn viên cần linh hoạt trong cách ứng xử để tạo ấn tượng tốt ngay lần đầu tiếp xúc với đoàn khách.
• Thực hiện lời chào đoàn không quá lâu từ khi xe lăn bánh.
• Đưa khách về resort và phân chia phòng hợp lý cho khách.
• Bố trí ăn uống tại nhà hàng và các điểm du lịch
• Tổ chức thực hiện chương trình tham quan theo lịch trình: Giới thiệu, thuyết minh điểm đến, quản lý đoàn, trả lời câu hỏi của du khách,…
• Đưa khách về điểm xuất phát và tiễn khách: Thông báo cho du khách hành trình du lịch sắp kết thúc để khách nắm thông tin.

Giai đoạn sau chuyến đi

Đây là giai đoạn tổng kết lại kết quả của chương trình du lịch, rút kinh nghiệm cũng như quyết toán các khoản chi phí. Dưới đây là những công việc cụ thể:

• Báo cáo, tường trình và rút kinh nghiệm sau chuyến đi

Các hình thức và biểu mẫu báo cáo sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty như: báo cáo miệng, báo cáo trực tuyến,…

• Quyết toán các khoản chi của đoàn du lịch do bạn dẫn

Nội dung của bảng báo cáo quyết toán chi phí sẽ được trình bày chi tiết, rõ ràng các khoản phí, kèm với các biên lai, hóa đơn, chứng từ ký nhận dịch vụ, vé tham quan, vé tàu xe,…

Các nghiệp vụ Hướng dẫn du lịch cơ bản cần có

Nghiệp vụ chào đoàn

Người Hướng dẫn viên sẽ cần chào đón khách du lịch bằng lời chào mừng và lời chúc chuyến tham quan diễn ra tốt đẹp trước khi bắt đầu chuyến đi. Họ cũng sẽ tự giới thiệu mình, giới thiệu lịch trình, nội dung cụ thể về giờ giấc, cùng số điện thoại liên lạc của bản thân.

Với những chuyến đi dài, người Hướng dẫn viên sẽ cần nghiên cứu, và cung cấp những thông tin về sự kiện lịch sử, anh hùng, lễ hội văn hóa, di tích lịch sử các địa danh mà đoàn sẽ đi qua. Lời chào đoàn của Hướng dẫn viên giúp cho chuyến đi được trọn vẹn hơn và để lại ấn tượng sâu đậm trong lòng du khách.

Nghiệp vụ tổ chức trò chơi trên xe

Đây là nghiệp vụ cần người Hướng dẫn viên tham khảo những trò chơi, bởi trên cả chuyến du lịch họ sẽ tổ chức một vài trò chơi trên xe phù hợp với đoàn khách, nhằm tạo không khí và gắn kết các thành viên.

>>Xem thêm: Các Thuật Ngữ Chuyên Ngành Du Lịch Lữ Hành Thường Dùng

Nghiệp vụ thuyết minh tuyến điểm trên xe

Khi thuyết minh người Hướng dẫn viên cần đứng nghiêm chỉnh, tránh chao đảo trên xe, giúp mọi người yên tâm và thoải mái. Nội dung khi thuyết minh nên đan xen những mẩu chuyện vui để du khách thư giãn và tận hưởng chuyến đi tốt nhất.

Nghiệp vụ thông báo các bữa ăn sáng, trưa, chiều

Hướng dẫn viên sẽ thông báo số lượng khách và nội dung thực đơn cùng các yêu cầu về xuất ăn khi liên lạc với nhà hàng. Sau đó sẽ bàn giao thực đơn cho người trưởng đoàn và cố gắng đáp ứng những nhu cầu bao gồm thêm nước uống, thêm món.

Người Hướng dẫn viên sẽ hướng dẫn du khách về vị trí nhà hàng, thời gian ăn uống, nhắc nhở khách về thời gian lịch trình kế tiếp bắt đầu.

Nghiệp vụ thông báo nhận phòng khách sạn

Hướng dẫn viên đọc danh sách phòng đã sắp xếp và yêu cầu du khách chuẩn bị CCCD để thực hiện quá trình check-in phòng ở nhanh chóng. Tiếp đó, người Hướng dẫn viên thông báo các dịch vụ đã đặt trước trong chương trình, thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết.

Nghiệp vụ check in khách sạn

Khi du khách xuống xe vào nhận phòng, người Hướng dẫn viên chọn một vị trí thích hợp tập trung khách. Lúc này Hướng dẫn viên thi CCCD và thực hiện thủ tục check-in, phát chìa khóa phòng.

Người Hướng dẫn viên kiểm soát hành lý của khách hàng đảm bảo hành lý đầy đủ. Sau đó, Hướng dẫn viên chúc khách nghỉ ngơi thoải mái và hẹn gặp lại vào buổi tối.

Nghiệp vụ tổ chức gala dinner

Hướng dẫn viên cần tìm hiểu về đơn vị tổ chức sự kiện cho đêm gala dinner. Sau đó lên kịch bản chương trình để tạo ra buổi gặp mặt ấm cúng, giúp du khách có trải nghiệm đáng nhớ.

Nghiệp vụ thuyết minh tại điểm

Hướng dẫn viên thông báo về yêu cầu, quy định điểm tham quan, cùng những đồ vật cần mang theo. Khi xuống xe người Hướng dẫn viên là người mua vé để tham quan nếu có.

Khi thuyết minh tại điểm, Hướng dẫn viên nên đi với tốc độ vừa phải, nói to rõ ràng để chỉ vào được đối tượng thuyết minh, thu hút sự chú ý của khách.

>>Xem thêm: Quy Trình Thiết Kế Tour Du Lịch Chuẩn Chỉnh

Nghiệp vụ check out khách sạn

Hướng dẫn viên thông báo cho du khách về giờ trả phòng, giờ xe lăn bánh và ký xác nhận, thanh toán tiền phòng trước.

Buổi sáng khi trả phòng, người Hướng dẫn viên sẽ kiểm tra hành lý khách và chào tạm biệt khách sạn. Khi trở về, Hướng dẫn viên tiếp tục thuyết minh bổ sung giới thiệu tour.

Nghiệp vụ kết thúc đoàn

Sau chuyến đi, người Hướng dẫn viên sẽ cần viết báo cáo về các phương tiện, khách sạn, điểm tham quan. Bên cạnh đó Hướng dẫn viên sẽ đưa đề xuất để cải thiện chất lượng dịch vụ.

Những kỹ năng để thực hiện nghiệp vụ Hướng dẫn du lịch tốt nhất

Để trở thành một người Hướng dẫn du lịch tài ba và thành công, ngoài những yêu cầu về kiến thức chuyên môn các bạn cần có những kỹ năng như sau:

• Kỹ năng thuyết trình: Đây là kỹ năng giúp người Hướng dẫn viên du lịch truyền tải thông tin đến du khách, sử dụng hình thức thuyết trình hợp lý sẽ tăng tính thuyết phục, sự lôi cuốn du khách trong suốt chuyến đi.
• Kỹ năng giao tiếp – xử lý tình huống: Kỹ năng này là bắt buộc nếu bạn muốn theo đuổi nghề Hướng dẫn viên du lịch. Bởi khi dẫ đoàn đối mặt với những tình huống khó xử người Hướng dẫn viên cần giữ bình tĩnh để giải quyết một cách hoàn hảo nhất.
• Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ: Đây là kỹ năng tăng tính chuyên nghiệp cho Hướng dẫn viên, bạn hãy trau dồi kỹ năng này, sử dụng và kiểm soát ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ một cách phù hợp.
• Kỹ năng tổ chức – làm việc nhóm: Người Hướng dẫn viên cần linh hoạt không chỉ triển khai một cách máy móc các hoạt động như trong kế hoạch.
• Kỹ năng ngoại ngữ: Đây là kỹ năng vô cùng quan trọng, nó là một trong những điều kiện cần và đủ để được cấp thẻ Hướng dẫn viên quốc tế.
• Kỹ năng sử dụng các phương tiện truyền thông: Một Hướng dẫn viên du lịch chuyên nghiệp cần trang bị cho mình việc sử dụng thành thạo mạng xã hội, chụp ảnh, tổ chức teambuding,…
• Kỹ năng kiểm soát cảm xúc: Người Hướng dẫn viên cần luôn giữ tâm trạng vui vẻ, nhiệt tình để tạo được sự tin tưởng cho khách hàng dù ở hoàn cảnh nào.

Trên đây là những thông tin giải đáp nghiệp vụ Hướng dẫn du lịch gồm những gì mà chúng tôi tổng hợp. Mong rằng bài viết hữu ích giúp bạn hiểu hơn về nghề Hướng dẫn viên. Từ đó có thể định hướng rõ về con đường công việc trong tương lai.