Cách viết thư tiếng Anh đúng chuẩn

Viết thư là một hoạt động rất phổ biến, đặc biệt với những người đi làm xa và có mối quan hệ bạn bè với người nước ngoài thường sẽ trao đổi qua thư khá nhiều. Vậy một bức thư tiếng Anh bao gồm những phần nào? Chúng ta cùng tham khảo cách viết thư tiếng Anh đúng chuẩn để trang bị cho mình những kiến thức bổ ích nhé!

Khi nào bạn cần viết thư?

Trao đổi thư từ hiện nay không còn quá xa lạ tuy nhiên vẫn có rất nhiều người chưa biết chọn thời điểm thích hợp để viết thư. Ngay cả với những bạn sinh viên năm cuối Cao đẳng ngành Ngôn ngữ Anh,…nắm trong tay khối kiến thức vững vàng vẫn có thể chọn sai thời điểm viết thư. Vậy chúng ta cùng tổng hợp một số trường hợp cần thiết cho việc viết thư như sau:

• Khi muốn đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó
• Khi muốn đặt hàng/hủy hàng/ nhận đơn đặt hàng
• Khi muốn gửi lời cảm ơn hoặc xin lỗi đến người nhận thư
• Khi muốn thông báo tin tốt/tin xấu
• Khi muốn yêu cầu thêm thông tin về một sản phẩm nào đó. Cụ thể như: trọng lượng, giá cả, màu sắc, số lượng,…
• Khi muốn phàn nàn về một dịch vụ nào đó
• Khi muốn gửi lời chúc mừng đến người nhận thư. Ví dụ như: chúc mừng được thăng chức, chúc mừng sinh nhật, chúc mừng đã đạt giải trong một cuộc thi nào đó, ,…

Cách viết thư tiếng Anh đúng chuẩn

Cách viết phần Beginning (Mở đầu thư)

Phần beginning là phần chào hỏi đầu thư dành cho người nhận và giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh. Đây là phần khá quan trọng trong để tạo ấn tượng với người đọc trong bức thư.

Phần Salutation (Phào hỏi)

Phần này sẽ cho biết tên của người nhận mà bạn gửi thư.

Cấu trúc thường dùng: Dear + recipient’s name (tên người nhận thư).

Trường hợp bạn biết tên người nhận thư và thân thiết với họ:

• Cấu trúc: Dear + first name (tên thường gọi)
• Ví dụ: Dear An, Dear Sarah, Dear Tony,…

Trường hợp bạn biết tên người nhận thư nhưng chưa thân thiết với họ hoặc chưa từng gặp họ:

• Cấu trúc: Dear + Title (danh xưng) + surname (họ)
• Ví dụ: Dear Mrs Thanh, Dear Mr Khanh, Dear Ms. Shelby.

Trường hợp bạn không biết tên người nhận thư:

• Cấu trúc: Dear Sir/Madam.

Phần Introduction (Giới thiệu bản thân)

Giới thiệu bản thân sữ phụ thuộc vào mối quan hệ, mức dô thân thiết của người gửi và người nhận thư. Hay độ trang trọng của bức thư mà chọn cách giới thiệu phù hợp. Tuy nhiên nếu bạn và đối phương thường xuyên gửi thư cho nhau thì phần này có thể bỏ qua.

My name is + (your name). We met at/in + (date, location).

(Tên mình là + (tên của bạn). Chúng ta từng gặp ở + (thời gian, địa điểm).

Ví dụ: My name is Tuan. We met in Ha Giang City. 

Cách viết phần Body (Nội dung thư)

Opening Conment (Lời hỏi thăm)

Đây là mở đầu cho phần nội dung thư. Ở phần này, người viết thư sẽ đưa ra lời hỏi thăm về những thứ xung quanh người nhận: sức khỏe, công việc, gia đình, cuộc sống,…

Ví dụ:

- Hỏi thăm sức khỏe một cách thân thiết:

• How are you?
• How have you been?
• How are things?
  (Dạo này bạn thế nào?)

- Hỏi thăm sức khỏe một cách trang trọng:

• I hope you have a good day (Tôi hi vọng bạn có một ngày tốt lành)
• I hope you are doing well recently (Tôi hi vọng hiện tại bạn vẫn khỏe)
• I hope you have a nice weekend (Tôi hy vọng bạn có một cuối tuần vui vẻ).

- Nếu như là một bức thư hồi đáp, bạn nên bắt đầu bằng ‘thank you’:

• Thank you for your letter (Cảm ơn về bức thư của bạn)
• Thank you for writing to me (Cảm ơn bạn đã viết thư cho tôi)
• Thank you for responding to my letter. (Cảm ơn vì bạn đã phản hồi bức thư của mình)
• Thank you for contacting us (Cảm ơn vì đã liên lạc với chúng tôi)
• Thank you for your last letter (Cảm ơn bạn vì lá thư cuối cùng của bạn).

Reasons to write (Lí do viết thư)

Đây là phần dùng để bạn đề cập đến lý do viết thư.

Cấu trúc để mở đầu phần này là: I am writing to hoặc I will talk about…

Ví dụ:

- Lá thư thân mật:

• In this letter, I will talk about… (Trong bức thư này, mình sẽ nói về…)
• I am writing this letter to tell you about… (Mình đang viết thư này để kể cho bạn về…)
• I am writing this letter to let you know about… (Mình đang viết thư này để cho bạn biết về…)

- Nêu lý do viết thư với lá thư trang trọng:

• I am writing with reference to... (Tôi viết thư để tham khảo…)
• I am writing to enquire about/ ask about … (Tôi viết thư để hỏi về…)
• I am currently interested in receiving/obtaining … (Tôi muốn nhận về…)
• I am contacting you for the following reasons (Tôi liên hệ với anh vì những lí do sau)
• I received your mail last week and would like to... (Tôi đã nhận được thư của bạn lần trước và muốn… )
• We are writing to inform you that/request/complain /apologize/explain/… (Chúng tôi viết thư để thông báo/phàn nàn/xin lỗi/giải thích về…)

Main point (Nội dung chính)

Nội dung chính khi viết lá thư bằng tiếng Anh bạn cần viết ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu. Bạn cần đi thẳng vòa nội dung chính để người nhận thư dễ dàng nắm bắt đc nội dung bức thư nhanh nhất.

Dưới đây là một số dạng thư bạn có thể tham khảo:

Dạng 1: Thư yêu cầu

• Specifically, I'd like to know about… (Cụ thể, tôi muốn biết về...)
• I look forward to receiving… (Tôi rất mong nhận được...)
• I would like to have more details about… (Tôi muốn biết thêm chi tiết về...)
• Could you please provide me with information regarding…(Bạn có thể vui lòng cung cấp cho tôi thông tin về...)
• Could you tell your department to check the...? (Bạn có thể yêu cầu bộ phận của bạn kiểm tra…?)
• I think the best solution would be... (Tôi nghĩ giải pháp tốt nhất là…)

Dạng 2: Thư trao đổi tiếp vấn đề trước đó

• As I know what you wrote me… (Như tôi biết bạn đã viết gì cho tôi...)
• As you started in your letter, …(Như bạn đã bắt đầu trong lá thư của mình,...)
• As you mentioned in the previous one,…(Như bạn đã đề cập ở phần trước,...)
• As you told me,…(Như bạn đã nói với tôi,...)

Dạng 3: Thư phàn nàn

• I am writing to complain about…(Tôi viết thư này để khiếu nại về…)
• You said… but in fact what happened…(Bạn nói...Nhưng thực tế chuyện gì đã xảy ra...)
• Your service, I must say, fell short of what I had expected (Tôi phải nói rằng dịch vụ của bạn không như những gì tôi mong đợi).
• I've decided to write this letter to show my dissatisfaction with…(Tôi quyết định viết bức thư này để bày tỏ sự không hài lòng của mình với…)

Dạng 4: Thư mời

• I am moving to my new house so I want you to join…. (Tôi sắp chuyển đến nhà mới nên tôi muốn bạn tham gia cùng….)
• It would be an honor for us if you can join… (Sẽ là một vinh dự cho chúng tôi nếu bạn có thể tham gia…)
• I am thrilled if you could join us on… (Tôi rất vui nếu bạn có thể tham gia cùng chúng tôi vào…)
• Your participation would be an honor for us…(Sự tham gia của bạn sẽ là một vinh dự cho chúng tôi…)
• If you could join us on …, that would be fantastic(Nếu bạn có thể tham gia cùng chúng tôi trên…, điều đó thật tuyệt vời).

Dạng 5: Thư cảm ơn

• Thank you so much for…(Cảm ơn rất nhiều vì…)
• I was absolutely happy to … (Tôi rất hạnh phúc khi …)
• I was extremely happy to…(Tôi đã vô cùng hạnh phúc khi…)
• It is extremely thrilling to receive your present…(Rất hạnh phúc khi nhận được quà của bạn…)
• There are no words to describe my feelings/ to say my appreciation … (Không có từ ngữ nào có thể nới lên cảm xúc/ sự biết ơn của tôi…)
• I was excited to receive your gifts and want to express my thanks to… (Tôi rất vui khi nhận quà của bạn và muốn bày tỏ lời cảm ơn đến…)

Dạng 6: Thư xin lỗi

• I would like to apologize for…(Tôi muốn xin lỗi vì…)
• I am writing this letter to apologize for…(Tôi viết lá thư này để xin lỗi vì…)
• I apologize for any inconvenience … may have caused (Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào… có thể đã gây ra)
• Once more, please accept my sincere apologies for…(Một lần nữa, xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi vì…)

Dạng 7: Thư báo tin tốt

• We are happy to announce that…(Chúng tôi vui mừng thông báo rằng…)
• I am delighted to tell you that…(Tôi vui mừng nói với bạn rằng…)
• You will be pleased to know that…(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng…)

Dạng 8: Thư báo tin xấu

• I regret informing you…(Tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn…)
• I regret to…tell/inform … (Tôi rất tiếc phải…nói/thông báo…)
• I'm afraid that it wouldn't be feasible…(Tôi sợ rằng điều đó sẽ không khả thi…)
• With tremendous sadness, we have to announce that…(Với nỗi buồn vô cùng, chúng tôi phải thông báo rằng…)
• After careful consideration, we have decided to inform you that…(Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi quyết định thông báo cho bạn rằng…)

Complimentary Close (Phần kết thúc)

Trong cấu trúc viết thư tiếng Anh phần kết thúc sẽ gồm Concluding Sentence (Câu kết thúc) và Signing Off (Ký tên). 

>>Xem thêm: Tổng Hợp Các Mẫu Câu Cảm Ơn Tiếng Anh

Concluding Sentence (Câu kết thúc)

Bạn cần lưu ý lựa chọn cách mở đầu và kết thúc thư sao cho phù hợp. Tùy thuộc vào dạng thư và tình huống mà bạn chọn cách kết thúc thư, tham khảo 1 số mẫu câu dưới đây cho phần kết thúc thư:

• Hope to hear from you soon (Hi vọng được phản hồi từ bạn sớm)
• I’m looking forward to seeing you (Tôi rất mong chờ được gặp bạn)
• Please get back to me as soon as possible (Xin hãy phản hồi lại sớm nhất có thể)
• Let me know if you need more information (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)
• Please respond at your earliest convenience (Xin hãy phản hồi lại khi bạn thuận tiện nhất)
• I would be grateful if you attend to this matter as soon as possible (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt)
• Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if necessary (Xin vui lòng liên hệ với tôi / Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu cần thiết)
• Please respond at your earliest convenience./ Please get back to me as soon as you can (Vui lòng trả lời trong thời gian sớm nhất có thể./ Vui lòng liên hệ lại với tôi ngay khi có thể).

Signing Off (Ký tên)

- Trường hợp thân thiết:

• Best wishes
• Take care
• Love
• All the best
• Bye.

- Trường hợp trang trọng (đã biết tên người nhận):

• Yours sincerely
• Best regards
• Warm regards.

- Trường hợp trang trọng (chưa biết tên người nhận):

• Yours faithfully.

Cách viết thư bằng tiếng Anh phần ending

Mẫu câu để người đọc liên hệ lại

• I am very happy to get your feedback
• I look forward to hearing from you
• Please contact me if you have any further questions
• It is very kind of you if you drop me a line back
• If you require any further information, please do not hesitate/feel free to contact me

Ví dụ: If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know and we will give you the answer as soon as possible.

Kết thư

• Have a nice/good/great/wonderful day!
• Have a nice/good/great/wonderful weekend!
• Sincerely
• Bye for now
• (If Dear surname): Yours sincerely
• (If Dear Sir/Madam): Yours faithfully
• Have a good one!
• All the best!
• Continues success
• Sincerely yours
• Best Regards
• Best Wishes
• Regards
• Take care
• Talk to you later
• Talk to you soon.

Trên đây Trường Cao đẳng Quốc tế Sài Gòn đã hướng dẫn chi tiết cách viết thư bằng tiếng Anh đúng chuẩn. Hy vọng thông qua bài viết, bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về một bức thư tiếng Anh và sẽ không còn gặp khó khăn khi viết thư bằng ngôn ngữ phải tiếng mẹ đẻ nữa nhé!